Panduan Format & Menulis Surat Rasmi

Berikut adalah panduan serta format cara untuk merangka dan menulis surat rasmi dengan betul. Surat rasmi adalah kaedah menulis surat secara formal untuk tujuan khusus secara rasmi. Ianya tidak boleh ditulis sesuka hati kerana memerlukan penggunaan format, bahasa dan huruf yang betul.

Panduan format cara merangka dan menulis surat rasmi

Format surat rasmi ini adalah standard dan diguna dan diterima pakai oleh semua termasuklah oleh individu, persatuan, syarikat, kerajaan dan sebagainya untuk tujuan-tujuan rasmi seperti berikut:

• Memohon pekerjaan
• Membuat aduan / bantahan / cadangan
• Membuat rayuan
• Meminta peruntukan / derma
• Membuat jemputan rasmi
• Menempah barangan
• Meminta kebenaran 
• Pemberitahuan / makluman
• atau apa-apa tujuan yang melibatkan urusan rasmi

Panduan Format Asas Surat Rasmi

Tarikh (boleh juga ditulis selari dengan nama negeri)

Alamat Penulis (gunakan alamat penuh)

___________________( garisan panjang )_________________

Nama Penerima (Jika perlu)
Jawatan
Alamat (gunakan alamat penuh pejabat, sekolah, dsb)

Tuan / Puan, (Kata ganti diri penerima)

Tajuk /Perkara / Hal : (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan)

Menyatakan tujuan (perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri)

2.   Isi karangan (Menyatakan isi -isi atau hal-hal lain yangberkaitan dengan tajuk. cuba sampaikan sekurang-kurangnya tiga isi penting yang berkaitan antara satu sama lain)

3.   Isi karangan (Menyatakan hal-hal lain yang ada hubungannya dengan hal yang kita kemukakan , misalnya alasan yang boleh memungkinkan permohonan kita dipertimbangkan.)

Penutup 

Yang benar, 

...................................
Nama Penuh ( HURUF BESAR)
Jawatan ( Huruf Kecil )


Panduan merangka dan menulis surat rasmi
Contoh membuat surat rasmi untuk memohon mengadakan lawatan ke Stesen Penyiaran TV3 di Sri Pentas.

1. Tarikh  - bulan ditulis dalam huruf besar ( boleh juga ditulis selari dengan alamat terakhir penerima ) kemudian selang satu baris
2. Alamat pengirim - permulaan perkataan dalam huruf besar ( jangan lupa tanda koma di hujungnya ) kemudian selang satu baris
3. Buat satu garisan panjang melintang kemudian selang satu baris
4. Nama, Jawatan Dan Alamat penerima - nama (jika perlu), jawatan serta alamat penerima (permulaan perkataan dalam huruf besar) (jangan lupa tanda koma di hujungnya) kemudian selang satu baris
5. Kata ganti diri penerima - boleh juga gunakan gelaran seperti Dato', Datin dsb jika ada kemudian selang satu baris
6. Perkara / tajuk - permulaan perkataan dalam huruf besar dan digariskan kemudian selang satu baris
7. Perenggan pertama  - tujuan menulis surat ini ( tiada jarak perenggan, lihat contoh ) kemudian selang satu baris
8. Perenggan ke-2 - Tujuan lawatan diadakan kemudian selang satu baris
9. Perenggan ke-3 - Butiran lawatan kemudian selang satu baris
10. Perenggan ke-4 - Meminta maklum balas segera kemudian selang satu baris
11. Bagi perenggan seterusnya (jika ada) juga mesti mempunyai nombor serta tanda noktah. Jarakkan sedikit sebelum menulis. (sama dan selari seperti perenggan di atasnya) kemudian selang satu baris
12. Penutup - Ucapan terima kasih kemudian selang satu/dua baris
13. Tandatangan pengirim - boleh ditulis nama secara bersambung atau tidak (Boleh sertakan dengan cop rasmi jika ada)
14. Nama penuh - huruf besar dan dalam kurungan kemudian selang satu baris
15. Jawatan - jika ada (permulaan perkataan dalam huruf besar)   

Tips tambahan: 

• Berhati-hati dalam penggunaan tanda baca seperti huruf besar, tanda noktah dan koma.
• Gunakan ayat yang ringkas dan terus kepada objektif (straight to the point).
• Sebaiknya menaip (typing) berbanding tulisan tangan terutama urusan rasmi.
• Gunakan format huruf (font) yang biasa dan dengan saiz yang mudah dibaca. 

Contoh Surat Rasmi

18 OKTOBER 1998.

Kelab Sains,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000, Jerteh,
Terengganu.
____________________________________________________________

Pengarah,
Stesen Penyiaran TV3,
Sri Pentas,
50164 Kuala Lumpur.                                                                

Tuan,                                                   

Memohon Kebenaran Melawat Stesen Penyiaran TV3

Dengan segala hormatnya dimaklumkan bahawa Kelab Sains Sekolah Kebangsaan Darau akan mengadakan lawatan ke Stesen Penyiaran TV3 di Sri Pentas.

2.   Lawatan ini bertujuan untuk memberi pendedahan serta pengetahuan kepada murid-murid tentang cara-cara penerbitan dan penyiaran rancangan di TV3. Tambahan pula televisyen merupakan satu alat komunikasi yang banyak memberi pengetahuan kepada murid-murid.    

3.   Untuk makluman tuan, berikut adalah butir-butir lawatan kami :                      
           Tarikh : 25.11.1998
           Masa  : 10.30 pagi
           Ahli     : 39 orang termasuk 4 guru pengiring                                    

4.   Kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan dapat memberikan jawapan dengan kadar segera.

Kerjasama daripada pihak tuan kami dahului dengan ribuan terima kasih. Sekian. 


Yang menjalankan tugas,           

..............................................................
(UMMU ATIYAH BT. ABD. FATAH)
Setiausaha Kelab Sains.  


Lihat juga contoh surat rasmi :
- Surat Berhenti Kerja
- Surat Memohon Citi Sekolah

diolah dari : azu5502